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Mise en place de l’accueil IA · France

Construisons votre accueil téléphonique IA avec soin et en toute sécurité.

Ce formulaire rassemble tout ce dont nous avons besoin pour créer un accueil téléphonique IA sûr, précis et conforme.

Comment ça marche

1

Donnez-nous les détails

Nous recueillons vos règles de fonctionnement, le ton, les services, les questions fréquentes, la logique de réservation et les cas où un humain doit prendre le relais.

2

Nous créons l’assistant

Bertrand AI transforme vos réponses en instructions, outils, liste de contrôle et plan de test.

3

Validé avant la mise en service

Rien n’est mis en service tant que tout n’est pas complet, testé et validé.

1Contact

Pour vous joindre au sujet de votre compte — ce n’est pas le numéro que vos clients appelleront, que vous configurerez plus bas.

2Votre entreprise

Commencez à taper — choisissez une suggestion ou saisissez la vôtre. Cela détermine le ton de votre assistant et les sujets qu’il ne doit pas aborder : indiquez ce que fait réellement l’entreprise plutôt que « autre ».

Un vrai numéro qui joint votre équipe — il permet à l’IA d’appeler ou de transférer un appelant vers une vraie personne (sonnerie d’abord chez le personnel, escalade, ou appelant qui demande à parler à quelqu’un). Il est distinct du numéro que composent vos clients, que vous choisissez plus bas dans « Ligne téléphonique et appels », y compris s’il s’agit d’un nouveau numéro que nous créons pour vous.

3Ligne téléphonique et appels

Dites-nous comment votre ligne actuelle doit fonctionner avec l’accueil IA. Vous pouvez garder votre numéro et transférer les appels, ou nous confier la ligne. C’est la seule information dont chaque assistant a vraiment besoin avant que nous construisions le reste.

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Le routage de vos appels est réglé. Tout ce qui suit indique simplement à votre assistant comment parler et quoi dire.

Un nouveau numéro doit être enregistré avant de pouvoir recevoir des appels

La réglementation française impose qu’un nouveau numéro soit enregistré au nom de votre entreprise, et l’opérateur vérifie cet enregistrement avant d’activer le numéro. Cela prend des jours, pas des minutes. Nous construisons votre assistant tout de suite, mais il n’est mis en service — et la facturation ne commence — qu’une fois le numéro actif : vous ne payez jamais pendant l’attente.

Votre nouveau numéro sera un numéro de votre région (01 à 05, d’après votre code postal) ou, si aucun n’est libre, un numéro en 09, valable dans toute la France. Jamais un numéro d’une autre région.

Enregistrement du numéro

La réglementation française impose qu’un nouveau numéro soit enregistré au nom de l’entreprise qui l’utilise. Nous nous en chargeons ; il nous faut seulement les informations ci-dessous et deux documents.

Votre numéro SIREN ou SIRET, ou le numéro RCS figurant sur votre extrait K-bis.

Une ligne décrivant l’activité de l’entreprise.

Un dirigeant, gérant ou responsable chargé des numéros de téléphone de l’entreprise.

Doit utiliser le nom de domaine de votre entreprise (celui de votre site web). L’opérateur refuse un enregistrement avec une adresse personnelle.

Ces documents sont directement placés dans un espace de stockage sécurisé. Ils ne sont ni lus automatiquement, ni joints à un e-mail. Ne les déposez pas dans l’envoi de fichiers plus haut dans le formulaire : celui-ci sert aux documents décrivant votre activité.

PDF, JPG ou PNG, daté de moins d’un an lorsqu’il porte une date.

PDF, JPG ou PNG, daté de moins d’un an lorsqu’il porte une date.

4Personnalité de l’assistant

Le prénom à gauche est celui que l’assistant utilise pour se présenter. Ici, vous choisissez ce que les appelants entendent réellement — les deux se règlent séparément.

Les appelants font davantage confiance à une voix qui sonne locale. Nous partons de l’endroit où se trouve votre entreprise ; modifiez-le si vous préférez autre chose. Votre assistant comprend les accents régionaux, quelle que soit la voix choisie.

Écoutez chacune. C’est ainsi que votre réceptionniste accueillera vos appelants. La première voix est celle que nous recommandons.

Fixée par votre offre : chaque appelant entend clairement qu’il parle à un accueil téléphonique IA, comme l’exige le règlement européen sur l’IA (article 50), et pourquoi : pour qu’aucun appel ne reste sans réponse. Se met à jour automatiquement selon votre offre, votre nom et les noms ci-dessus.

La phrase d’accueil peut être personnalisée davantage sur demande.

Seulement pour un nom qui pourrait être mal prononcé : le vôtre, celui de votre équipe, de l’entreprise ou d’un lieu proche. Le remplissage automatique ci-dessous propose ceux qu’il trouve sur votre site.

5Base de connaissances

Les sujets à éviter, et les mots, affirmations ou promesses à ne pas employer. Nous l’avons prérempli pour votre secteur : vérifiez-le et ajoutez ce qui est propre à votre entreprise.

6Réservations et escalade

Choisissez celui qui vous correspond, et modifiez le texte ci-dessous si vous le souhaitez.

Nous appliquons les règles par défaut ci-dessous, sauf si vous souhaitez les modifier. Vous pouvez les laisser telles quelles.

Les messages et les résumés d’appels arrivent ici : qui a appelé, son numéro, ce qu’il voulait et le message éventuel. Plusieurs adresses sont possibles, séparées par des virgules.

  • Recommandé : un e-mail immédiat quand un appelant attend votre retour, et un récapitulatif de tout le reste chaque soir.
  • Chaque appel : un e-mail après chaque appel.
  • Récapitulatif quotidien uniquement : un récapitulatif chaque soir.

Les appels urgents sont toujours envoyés immédiatement par e-mail, et chaque appel figure dans votre tableau de bord, où vous pourrez modifier ce choix plus tard.

Pour les appels que l’IA signale comme urgents ou qui nécessitent une personne. Souvent la même adresse que ci-dessus — à séparer si quelqu’un d’autre les surveille.

Un vrai numéro, joignable en direct. Si un appelant semble en détresse, paniqué, ou demande à parler à quelqu’un, l’IA transfère immédiatement l’appel à ce numéro — elle ne se contente pas de prendre un message. Usage interne uniquement, jamais lu aux appelants. Peut être le même que votre contact principal, mais doit être un vrai numéro, pas une description.

Nous appliquons les consignes de sécurité par défaut ci-dessous, sauf si votre activité nécessite d’autres instructions. Vous pouvez les laisser telles quelles.

Comment les rendez-vous doivent être pris : quel agenda vous utilisez, la durée habituelle d’un rendez-vous, le délai de prévenance nécessaire, et ce que l’assistant doit vérifier avant d’inscrire quelqu’un. Si vous ne proposez pas la prise de rendez-vous, indiquez ce qui doit se passer à la place — généralement prendre un message pour que l’équipe rappelle.

Si elle est activée, l’IA vérifie les disponibilités en temps réel et prend les rendez-vous pendant l’appel, au lieu de seulement prendre un message.

Laissez ce champ vide et nous créerons un agenda de réservation que nous partagerons avec vous. Pour utiliser un agenda que vous avez déjà :

  1. Dans Google Agenda, ouvrez les Paramètres et cliquez sur votre agenda sous « Paramètres de mes agendas ».
  2. Sous « Partager avec des personnes ou des groupes spécifiques », ajoutez bertrandthebot@gmail.com et choisissez « Apporter des modifications aux événements ».
  3. Copiez l’ID de l’agenda sous « Intégrer l’agenda » et collez-le ici. Tout autre lien de cette page fonctionne aussi.

Touchez les jours où vous prenez des rendez-vous et indiquez vos horaires habituels.

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Toutes les personnes avec qui un client peut prendre rendez-vous. Chacune commence avec les jours et horaires ci-dessus — touchez Modifier pour celles qui travaillent autrement. Vous êtes seul ? Indiquez simplement votre nom.

Les absences se notent dans le calendrier, comme vous le feriez de toute façon : sur toute la journée « Sarah congés », « Tom – dentiste » de 14 h à 15 h, ou sur toute la journée « Fermé » pour toute l’entreprise. Le réceptionniste les lit avant de proposer un créneau.

Tout ce qui sort de l’ordinaire pour les appelants va aussi dans le calendrier — une offre, un nouveau produit, un changement du jour. Commencez l’entrée par « Dire aux appelants : », par exemple sur toute la journée « Dire aux appelants : -20 % sur les couleurs aujourd’hui », et mettez les détails dans la description. Le réceptionniste le sait en une minute environ, les jours couverts par l’entrée. Les autres entrées restent privées.

Indiquez ce qui dure plus ou moins longtemps que d’habitude. Le réceptionniste ne propose alors que des créneaux où cela tient, et l’entrée du calendrier couvre tout le rendez-vous.

Pour tout ce qui n’est pas listé ci-dessus. Les créneaux sont proposés à cet intervalle.

7Conformité et validation

Indiquez le message que les appelants doivent entendre au sujet de l’utilisation de l’IA et/ou de l’enregistrement des appels. En cas de doute, nous pouvons fournir une mention standard.

Indiquez l’adresse e-mail que vos clients doivent utiliser pour leurs questions sur la protection des données (par ex. rgpd@votreentreprise.fr).

Prêt à envoyer ?

Bertrand AI vérifiera vos réponses et confirmera tout élément manquant avant de construire ou de mettre en service votre assistant.

Acceptation des conditions d’utilisation et de la politique de confidentialité

Vos réponses sont enregistrées automatiquement au fur et à mesure.